GOVERNARE L’APPALTO ATTRAVERSO STRUMENTI OPERATIVI INFORMATICI

Si assiste, all’interno delle realtà aziendali, ad un aumento del ricorso all’appalto di attività, opere o servizi. Le aziende dunque affiancano con regolarità alle loro organizzazioni autonome, la presenza di organizzazioni “terze”, anche su più livelli, a volte molto intrusive.

Le cause sono molteplici e di solito legittime e lecite, ma spesso tale scelta nasconde insidie dovute a rischi che si riteneva di aver allontanato o rimosso, ed invece si ripropongono sotto forma nuova o con tempi ed ampiezza differenti. In pratica, svolgere un’attività in via diretta o mediata, ricorrendo all’appalto appunto, costituisce solo un modo diverso di gestire i rischi connessi a quella attività.  

Se si riveste il ruolo di committente, quindi, è necessario essere consapevoli del fatto che in buona misura si è, per legge ed anche di fatto, artefici e responsabili della riuscita del lavoro oggetto di appalto, compresa l’efficace prevenzione del medesimo.

In particolare, in relazione all’obbligo di verifica dell’idoneità tecnico-professionale del fornitore esterno prescelto, il primo parametro della responsabilità del committente deriva dai motivi e dalle modalità con cui ha scelto di appaltare ad un terzo alcune attività, in cambio di un corrispettivo (art. 1655 C.C.). 

Oggi l’appalto è infatti, per giurisprudenza consolidata, un prevedibile fattore di aumento del rischio organizzativo e prevenzionale per il personale coinvolto, e va quindi debitamente considerato e, uniformemente ad ogni altra scelta organizzativa e tecnica, analizzato e valutato, considerandone gli impatti e le minacce possibili, oltre che i vantaggi (che spesso svaniscono, soprattutto a fronte di problemi, danni, infortuni etc.). In altre parole se l’appalto per un verso può diventare un vantaggio imprenditoriale, e addirittura uno strumento per aumentare il livello di prevenzione in azienda, è tuttavia necessario accettarne e comprenderne la rischiosità intrinseca, e governarla.

D’altro canto le cronache e le statistiche dimostrano che le conseguenze di tali scelte vengono troppo spesso sottovalutate.

Sempre più spesso, peraltro, al di là della materiale indagine sulle dinamiche infortunistiche, ancor prima del mancato coordinamento tra committente ed appaltatore, o sulla valutazione e gestione delle interferenze tra lavorazioni – i controlli si concentrano sull’origine del problema che spesso può trovarsi già nella scelta e selezione del fornitore facendo diventare l’obbligo di verifica dell’idoneità tecnico-professionale dell’appaltatore (e del subappaltatore) il primo ed essenziale passaggio per garantire un appalto sicuro ed adeguata tutela ad ogni livello, senza che la catena di governance si sfilacci o disarticoli, a scapito della committenza.

La scelta di un partner inadeguato, mina alla base l’affidabilità del risultato ed anzi crea un danno (potenziale ed a volte effettivo), vanificando qualunque logica di risparmio a cui si ambiva inizialmente. 

Inoltre la superficialità con cui spesso i committenti si affidano a (o si fidano di) formali acquisizioni documentali evitando un controllo più rigoroso, oggettivo e penetrante, può portare a conseguenze sia in ambito contravvenzionale (gestione inadeguata del rischio) che delittuoso (responsabilità per evento infortunistico per colpa).

L’attività di verifica (che può diventare una vera e propria qualifica) in oggetto è quindi la prima misura di prevenzione dell’appalto e di tutela del committente: proprio a tal fine CEPER ha implementato uno strumento informatico dedicato attraverso il quale responsabilizzare ed agevolare tutte le parti in causa (potenziale fornitore, referente del committente) gettando le basi per una scelta ponderata e consapevole del fornitore ed un efficace coordinamento sul campo (DUVRI), in modo da cercare di valutare la performance del fornitore per tutto lo spettro temporale dell’affidamento, standardizzandone gli adempimenti formali ed i passaggi critici. 

Il software, con un interfaccia user friendly ed adattabile alle specifiche esigenze e caratteristiche dell’azienda committente, consente di:

- gestire in modo guidato i processi di qualifica dei fornitori (imprese appaltatrici e subappaltatrici) in base al tipo di impresa e di attività richiesta;

- controllare con continuità lo status» di qualifica di ogni impresa e l’effettiva idoneità in base al/i lavoro/i affidato/i;

- gestire in modo automatizzato le scadenze ed il relativo invio di solleciti;

- archiviare i documenti e le comunicazioni da/verso le imprese;

- associare i dipendenti e relativi documenti a ciascuna impresa (documento identificativo, attestati, abilitazioni particolari, ...); rendere conseguentemente visibili le informazioni necessarie al controllo degli accessi;

- associare attrezzature, sostanze/materiali a ciascuna impresa, (ed eventuale documentazione);

- elaborare velocemente (e condividere) il DUVRI, opportunamente personalizzato, tra tutti gli interessati.

- aumentare i livelli di tutela della committenza con evidenza oggettiva di adempimento di ogni obbligo di competenza;

- creare un’anagrafica  contenente i dati dei fornitori (inclusi subappaltatori);

- raccogliere ed archiviare automaticamente (cloud) i documenti del fornitore con la possibilità di consultarli e valutarli da remoto;

- monitorare con immediatezza la scadenza dei documenti di qualifica;

- rendere istantaneamente disponibili i documenti contro-firmati;

- identificare puntualmente le interferenze ed elaborare preliminarmente il DUVRI;

- monitorare le autorizzazioni d'accesso all’azienda attraverso un accesso web dedicato.

Ancora più in dettaglio è possibile, in modo semplice e standardizzato:

- creare liste predefinite di documentazione minima/essenziale in base alla tipologia di attività in appalto;

- inserire direttamente i dati anagrafici, da parte del fornitore (con conseguente facilitazione organizzativa per il committente);

- aggiornare in modo automatico la documentazione necessaria in caso di affidamento di diverse tipologie di attività;

- rendere trasparente la gestione dei subappalti (autorizzazione, qualifica, monitoraggio).

- richiedere automaticamente i documenti all’appaltatore che ha a disposizione un portale web dedicato per il caricamento autonomo documenti necessari;

- archiviare automaticamente le comunicazioni da e verso il fornitore;

- abilitare e qualificare solo in caso di avvenuto caricamento.

- creare e proporre modelli standardizzati scaricabili e compilabili dal fornitore;

- consultare la documentazione caricata dagli appaltatori in modo facile ed immediato;

- archiviare automaticamente i documenti con immediata evidenza della validità temporale;

- archiviare su cloud (risparmio di  spazio sul server aziendale).

- copertura costante dei rischi per la committenza (specialmente per documentazione più critica);

- indicazione grafica della validità dei documenti;

- creazione automatica di uno scadenzario con consultazione sinottica dei documenti e dei relativi status;

- notifiche automatiche via mail al fornitore con tempistiche personalizzabili.

- gestione trasparente, tempestiva e semplificata dei subappalti;

- elenco dei dipendenti autorizzati visibile tramite portale Web dedicato e fruibile dalla guardiania/portineria/preposto della committente;

- condivisione automatica di dettagliate informazioni sui rischi specifici negli ambienti di lavoro e sulle misure di prevenzione e di emergenza adottate in relazione alla propria attività (anche differenziabili a seconda del sito di lavoro);

- elaborazione rapida e semplificata di DUVRI specifico attraverso la mappatura preliminare delle tipologie di appalto esistenti in azienda, i rischi presenti nei luoghi di lavoro le misure di prevenzione e protezione in atto, la definizione delle misure di coordinamento, la personalizzazione dei contenuti e l’impostazione e codifica di voci predefinite che semplificano l’elaborazione finale;

- individuazione delle aree di lavoro presso le quali il fornitore deve operare;

- verifica delle informazioni contenute nel testo DUVRI generato online;

- condivisione via Web del DUVRI con l’appaltatore (ed eventuale subappaltatore).

Il Software consente così di garantire una procedura semplificata e certa, anche per i fornitori che si interfacciano con un sistema unico, e di ottenere una completa digitalizzazione del processo escludendo  la necessità di stampare documenti e consentendo upload facilitati.

Dr. Ignazio Quattrin – Responsabile Area Giuridica di Ceper